为了规范学校会计电算化工作，推动会计电算化事业的健康发展，根据《会计法》和财政部颁发的《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》的规定，特制定本规定。
一、系统使用管理
1、为保证会计电算化系统的安全可靠运行，必须对系统的操作使用做出严格的控制。
2、由系统管理员确定本电算化系统的合法有权使用人员及其操作权限，运行中需要增减使用人员，按同样手续办理。会计电算化系统须提供操作员上机记录，由系统管理员定期和不定期的查看。
3、对各使用人员明确划分操作权限，形成恰当的分工和相互牵制，健全内部控制制度。
4、本会计电算化系统原则上专机专用，杜绝使用机器做和财务工作不相关的事。
5、任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增删改数据、源程序和数据库文件结构。
6、操作人员应严格在规定范围内对系统进行操作，负责对数据的输入、维护、记帐和打印有关帐表。
7、存档数据、光盘、帐表和文档资料等由系统管理员按规定指派专人统一复制、核对和保管。
8、系统管理员必须做好日常检查监督工作，发现不规范使用应及时制止，并采取措施避免同样情况再次发生。
9、一般不得使用外来的各种盘片，如确属工作需要使用外来盘片，必须经系统管理员检查同意后方可使用。
10、会计电算化系统所使用局域网内各终端不能与Internet网同时连接。
二、上机操作规程
1、操作人员必须是合法有效使用人员，才能上机操作。
2、操作人员的密码应注意保密，不能随意泄露，密码要不定期变更。
3、操作人员必须严格按操作权限操作，不得越权或擅自上机操作。
4、操作人员应严格按照审核无误的原始凭证数据输入机器，若发现错误，则按操作规程修改已输入数据。
5、每次上机工作完毕后都要作好工作备份，以防发生意外事故，备份的数据光盘，应由系统管理员保管，下次上机前备份要与机内数据复核无误后方可开始运行。
6、在系统运行过程中，操作人员如要离开工作现场，必须在离开前退出系统，以防止其他人员越权操作。
7、任何人如有伪造、非法涂改变更，故意毁坏命令程序、数据文件、帐册、光盘等行为，依据《会计法》，将受到行政处分，情节严惩的要追究法律责任。
三、帐务处理程序
（一）帐务系统初始化
在初次建立会计电算化系统时，需要进行系统初始化工作，在会计主管授权下进行设置会计科目、帐本格式、凭证类型、期初余额等内容的设定。
（二）帐务系统更改
系统正常运行期间，任何对帐务系统的修改变动，必须征得会计主管的批准。
（三）日常帐务处理
1、凭证处理：记帐凭证要严格按照国家财务规章制度规定编制，对不真实、不合理的原始数据、凭证不予受理，对记载不确切、不完整的原始凭证应予以退还，并要求更改和补充。机制记帐凭证直接通过帐务软件系统进行记帐、编制报表等业务处理。记帐凭证需加盖制单人、稽核人、记帐员的章，连同所附原始凭证装订成册妥善保管。记帐凭证编号必须连续，编号间断时应在断号后第一张凭证上说明原因并签字盖章。
2、记帐凭证的审核与保管
（1）记帐凭证必须经凭证审核人员认真审核无误后方可进行记帐处理。
（2）操作人员每输入一张凭证，结束前要自审一次无误后再按结束键。
（3）输入计算机的凭证、单据应由制单人、稽核员、记帐员、财务主管签章后方可为有效凭证。
（4）已输入的凭证应在输入操作完毕装订成册后，交会计档案保管员存档保管。
（5）同一张记帐凭证，制单和稽核不能为同一个人。
3、帐表打印结帐
（1）根据会计帐簿连续编号的页码顺序登记的要求，按日或旬及时打印出现金日记帐、银行日记帐的帐册；每月上旬，根据会计帐簿应按照连续编号的页码顺序登记的要求，按月打出上月事业支出明细账、代管账款明细账等帐册，每年年末必须将全部帐簿打印并装订成册，作为会计档案保存。
（2）根据银行对帐系统进行银行存款与帐务进行对帐，按月编制银行余额调节表，并由专人进行复核。
（3）在结帐前后做好当天的帐务备份工作。
（4）每月月底，进行月结帐工作，每年年终，进行年终结转工作。
4、会计报表
（1）根据系统提供的功能生成会计报表，帐表之间的数据必须一致。
（2）会计报表必须经单位负责人、会计主管、复核人员、制表人员签章后方可有效。
