上海师范大学报销实用手册(2013版)
编辑:    高琦     日期:    2013/11/11          返回

Q:怎样才能报销?

A:首先,要明确经费的出处和经费的预算;其次,要真实地发生一笔合理的经济业务;再次,要取得合法有效的票据;最后,得到经费负责人的同意。这样就能报销了。

 

Q:怎样的票据才是合法有效的呢?

A:提供的票据必须符合下面几个要求:

1.票据的取得途径真实、合理

2.票据必须和发生的经济业务相对应

3.票据未经挖补、涂改,符合国家相关法律规定

4.票据记载的要素齐全

 

Q:报销票据应具备哪些要素?

A1.国家税务或财政统一、正式、有效的发票或收据

2.购买单位名称、日期、经济业务内容、数量、规格、单价、金额等发票内容填制完整,字迹清晰

3.印章(销货单位的财务专用章或发票专用章)完整、清晰

4.勾稽关系准确,大写、小写金额相符,各联次复写纸套写一致

 

Q:票据的种类有哪些?

A:票据主要分为两类,一是发票,由税务统一监制;二是收据或资金往来结算票据,由财政统一监制。

 

Q:手上持有的票据会不会过期?

A:当年票据可报销至次年六月三十日,不必在年终结账前突击报销。

 

Q:上师大内部出具的票据能报销吗?

A:不能,校内发生的费用统一以内部转账的形式支付,需填制《上海师范大学内部转账单》,如学校接待中心及相关下属单位出具的票据不能在学校财务处报销。

 

Q:尚未获得票据或因公出差而需预先用钱怎么办?

A:可采用暂借款的形式,填写《上海师范大学暂借款凭单》,写清借款用途,由相关负责人签字后可预支现金或银行转账。当使用科研经费进行借款超过5000元时,需经费主管部门处长签字;超过20,000元时,需分管科研副校长签字(一事一借,同一笔业务不得拆分为多笔借款,借款人必须为我校在职教职工)。

 

Q:取得符合要求的票据后,怎样进行现金报销或现金冲账呢?

A:一笔经济业务的报销可以概括成如下流程:票据汇总——授权签字——审核报销。下面简要叙述一下:

1.票据汇总:首先,提供票据的人必须在每张票据背面签字;其次,当多于一张发票时,必须填写《上海师范大学报销汇总审批表》(或其他报销单,视经济业务类型而定)并将发票按《原始凭证粘贴单》的规定进行粘贴;另外,当现金报销金额超过10,000元时,需提前1天上午10点前,向财务处出纳科进行预约,预约电话:64322917(奉贤校区超过5,000元,提前1天下午2点前预约,预约电话:57122669)。实行无现金支付后,单张报销单,如《上海师范大学报销汇总审批表》,一般只能支付至一个人,即一人一表

2.授权签字:分为两种情况,经费使用签字和现金限额签字

1)经费使用签字:当完成汇总后,就需将汇总审批表送至相关负责人处签字。使用单位经费等,需分级授权审批控制经费负责人签字(如使用学生经费,需分管学生工作副书记签字;使用研究生经费和相关研究生科研经费,需分管研究生工作副院长签字);使用科研经费报销,需经费负责人签字

2)现金限额签字:现金报销/冲账时,单张发票超过5,000元(含)且不超过10,000元,需财务处出纳科科长签字;超过10,000元(含),需财务处处长签字

3.审核报销:完成上述环节后,送至财务处会计科进行审核(徐汇校区2-7号窗口、奉贤校区均可办理),审核通过后即可完成冲账或至出纳科领取现金。当天凭证当场领取,不得带离财务处

 

Q:谁是分级授权审批控制经费负责人?

A:我校财经工作实行“统一领导、分级管理”的管理体制,坚持校长、单位部门负责人的审批制度。同时,根据学校财经工作的实际需要,实行授权审批制度。按授权控制金额由小到大排序,一般来说学院的分级授权审批控制经费负责人为分管财务副院长——院长——财经监督小组组长(一般为书记);机关部处的分级授权审批控制经费负责人为行政正职——分管校领导——协管财务校领导——校长。

 

Q:科研经费报销时,还需携带哪些物品?

A:带好科研项目经费本和项目负责人校园卡,或经项目负责人授权可办理报销业务的经办人校园卡。

 

Q:怎样查询经费使用明细?

A1.现场查询:通过财务处的经费查询机,凭建立关联的校园卡查询(只能查询当年列支费用)

   2.网上查询:

通过我处网站“综合查询-经费明细查询”进入,登录方式为统一身份认证,一般只能在校内访问查询,在校外访问需通过VPN服务进行 。

 

Q:怎么开通经费明细网上查询功能?

A:已实行分级授权的各部处、学院的第一签字人、科研项目负责人及专项项目负责人,可直接进行网上查询;除上述人员以外,确需开通网上账务查询的,请填写好网上查询申请表,由单位负责人授权,并加盖各单位公章交财务处3014号窗口。

 

Q:有哪些报销单,有什么作用,在哪里可以找到?

A:目前,我校共有8种常用报销单,除暂借款凭单外,其余均可在财务处主页(http://cwc.shnu.edu.cn)进行下载。(财务处将不定期更新内容和样式,请注意保持更新)

1.报销汇总审批表:用于汇总票据和其他报销单等

2.支付凭证(一人或多人式):用于支付劳务费等人员费用,外单位人员需附相关信息等

3.外埠出差报销单:用于汇总外埠出差或出国费用,需将票据粘在背面

4.本市差旅费报销单 :用于汇总本市差旅费用,需将票据粘在背面

5.缴款单:用于向财务处办理现金缴款或银行入账手续

6.内部转账单:用于校内单位之间的款项往来

7.原始凭证粘贴单:用于粘贴较小的票据,如交通卡充值发票等

8.暂借款凭单:用于暂借现金或支票、电汇等

 

Q:自制报销单有普通版和电子版,怎么选择?

A:选择普通版本的支付凭证,请下载打印后,手工填写。

选择自动套用格式版本的支付凭证,可进行自动编辑并计算应交个人所得税。在初次使用时,将EXCEL软件的宏安全级别设为“低”,具体操作如下(以EXCEL2003版本为例):下载凭证并保存-打开已保存文件-选“工具”按钮-选“宏”-选“安全性”-选“低”-保存后退出。再打开该文件进行填写(部分电脑可能会要求启用“宏”,请选择“启用宏”,即可)。

由于提供下载后,可能因不同的软件可能显示出不同的效果(请使用EXCEl2003及以上版本),故本表格采用保护工作簿的形式。自动套用格式版本只有必要的单元格才能进行数据录入。另外为了符合财务装订的规范,请各位打印时,务必设定为A4纸一页,并根据实际需要裁剪。

 

Q:怎么进行银行转账支付款项?

A:在借款单或者票据上填写收款方的户名、账号及开户行并标明“转账”;若支付同一家单位的票据多于1张,需填写《支付凭证》(若为借款,冲账时须在提供的票据上注明“冲账”)。

 

Q:怎么报销书费、资料印刷费?

A1.实体书店开具的票据:应附销售方提供的清单;超过500元,必须附销售方提供的清单,或加盖销售方公章的相关佐证资料等。

   2.其他渠道开具的票据:应附销售方提供的清单;超过300,必须附销售方提供的清单,或加盖销售方公章的相关佐证资料等。

 

Q:报销办公用品(含文具、电子设备、电脑耗材和配件等)有哪些须知?

A1.购买电子设备:超过1,000元(含),需至设备处办理固定资产入账手续,一般应委托由设备处负责采购。使用财政性资金的,需通过政府采购进行。

2.购买办公家具:单件超过1,000元(含)或一批超过5,000元(含),需至资产处办理固定资产入账手续。

   3.购买办公用品:如在百货公司、超市采购或通过网络购物,应附销售方提供的清单,否则必须提供相关佐证资料,如填写入库单和验货人签名等;超过300,必须附销售方提供的清单,或加盖销售方公章的相关佐证资料等。

 

Q:部门经费怎么报销市内差旅费?

A:一般通过交通卡登记管理,并使用交通卡充值发票进行报销;未进行交通卡登记管理的单位,需填写《上海师范大学本市出差报销单》。

 

Q:怎么报销外埠差旅费?

A:需填写《上海师范大学外埠出差报销单》,并分情况处理:

1.因公国内差旅费,需提供会议通知或上师大出差报告单(邀请校外人员来校,需提供邀请函),三人及以上,还需提供集体出差登记表(出差报告单可至校办领取,集体出差登记表可通过校办网站下载并报校办办理)

2.因公出国差旅费,需提供市政府批文(经国际交流处备案)

3.探亲差旅费,需经人事处审核后,按照普通硬座最低票价进行报销

 

Q:部门经费如何报销礼品、餐饮费?

A:仅财务制度规定可报销的经费外,其他部门经费均不可报销礼品、餐饮费。

 

Q:怎么报销邮寄费、通讯费?

A1.邮寄费:可报销邮费、快递费等

2.通讯费:

  1)部门经费可报销本单位的固定电话费用,不得报销个人通信费。
  (2科研经费可报销以负责人姓名申请的固定电话、宽带费用和手机通讯费,均纳入通讯费额度的包干管理。

Q:如何支付劳务、讲课费?

A1.校内职工:通过津贴上报系统进行上报后,随工资交税入卡

2.校内学生及校外人员:

(1)校内学生:通过系统上报,10个工作日发放至学生银行卡。

(2)校外人员:填写《上海师范大学支付凭证》(一般需填写身份证号,讲座费还需附上清单,内容包括单位、姓名、讲座时间、讲座地点、讲座题目),除假期外,当月凭证,当月报销,单人每月累计超过800元,需至财务处308室进行个人所得税审核。

3.外籍专家,参照校外人员(《支付凭证》上需填写护照号)并提供护照或居住证复印件

 

Q:科研经费怎么报销市内差旅费、通讯费、礼品餐费等费用?

A:全校各级学科建设和科研项目经费实行包干经费管理,超出部分不予报销(理科C- 6101C-6103,文科C-6131C-6133开头的,按申报项目预算执行报销),具体如下表所示:

 

各级学科建设、科研项目经费

理科C-6101C-6103

文科C-6131C-6133
内涵建设、一流学科

交通卡、市内差旅费

包干管理

按申报项目预算执行

电信充值卡

包干管理

礼品、餐费、储值卡

包干管理

注:对于实行包干管理的经费,由科研负责人负责审批。对于按预算执行的经费,由职能部门进行审批。(2013年10月1日起执行)


 

Q:哪些费用需要附合同等?

A:转账金额超过10,000元的项目,如出版书籍需出版合同、发行项目需发行合同,工程项目需附审计报告等。

 

报销过程中遇到任何问题,可通过财务处主页(http//cwc.shnu.edu.cn)“留言咨询”栏目进行提问,或来电咨询,咨询电话:6432254064322528(徐汇校区);57122669(奉贤校区)

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