上海师范大学财务处关于原始凭证规范管理的要求
编辑:    财务处     日期:    2005/11/15          返回
为了使学校的财务工作更趋于规范,现根据实际情况,制定原始凭证规范管理的要求如下:
    一、原始凭证是证明经济业务已经发生,明确经济责任,并用作记帐原始依据的一种凭证,它是会计核算的重要资料。
    二、办理会计事项,必须取得或者填制原始凭证,并及时送交会计机构,以保证会计核算工作得以顺利进行。
    三、所有原始凭证的报销,若采用“报销汇总表”的,应将原始凭证整齐地粘贴在“报销汇总表”后面,准确填写“报销汇总表”的各栏内容、金额和附件张数,并在“报销汇总表”上由单位负责人和经办人员签名,每张原始凭证上均须有经办人员签名;若不采用“报销汇总表”的,每张原始凭证上均须有单位负责人和经办人员的签名以及经费开支渠道。
    四、原始凭证一般具备的基本要素是:
    1.凭证的名称;
    2.填制凭证的日期;
    3.填制凭证单位名称或者填制人的姓名;
    4.经办人员的签名或盖章;
    5.接受凭证单位名称;(如:上海师范大学)
    6.经济业务内容、数量、单位和金额。
    7.若原始凭证为收据,还必须印有财政局监制章;若原始凭证为发票的,还必须印有全国统一发票监制章或地方税务机关监制章。
    五、为了保持原始凭证记录的实际情况,对原始凭证不能涂改、挖补,如果发现原始凭证有错误的,应当退回并由开出单位重开或者更正,更正处应当加盖开出单位的公章。自制劳务费原始凭证不能有任何地方的涂改。
    六、从外单位取得的原始凭证,必须盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名或盖章;自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定人员签名或盖章。
    七、公章是指具有法律效力和特定用途,能够证明单位身份和性质的印鉴,如:业务公章、财务专用章、发票专用章、结算专用章等。
    八、凡填有大写和小写金额的原始凭证,大写与小写金额必须相符。
    九、除发票和收据本身具备复写功能的外,一式几联的发票和收据,必须用双面复写纸一次套写完成。
    十、单位不能用“白条”充当原始凭证。“白条”是指单位或个人开具的、没有固定格式的、不具备规定内容、未经财政或税务机关批准使用的非正式原始凭证。
    十一、隔年度的外来原始凭证原则上只报销到下年度6月底。
    十二、遗失原始凭证的,分以下三种情况处理:
    1.对于已由上海师范大学财务处收取并开具的原始凭证遗失需退款的,报销人员书面说明情况,由财务处确认已收到款项的,经费项目负责人同意后可办理退款手续。
    2.外来原始凭证遗失的,除原先由财务处通过银行支付的暂借款,可凭开具原始凭证单位出具证明或复印件并加盖出具单位公章后可作为合法原始凭证向财务处办理冲帐手续外,一律不得报销。
    3.外埠出差遗失火车票或飞机票的,由陪同人员证明,以火车票中的最低价报销。
    十三、职工因公借款后,必须严格按照《上海师范大学应收、应付项管理工作的若干规定》执行,及时用合法、完整的发票等原始凭证予以冲帐。
    十四、外埠差旅费的报销,需附“出差审批表”的,“出差审批表”的审批人的规定如下:若是乘坐汽车、轮船、火车的,只需学院、部门负责人同意;若使用学校事业经费出差乘坐飞机的,还须经校办审批同意;若使用横向科研经费、部门教育劳务费、各代管经费中出差乘坐飞机的,无需校办审批,只须经费负责人签字同意即可。
    十五、除有特殊规定的除外,任何修缮项目必须附有项目结算单,超过1万元的维修工程须出具审计部门的审计报告。
    十六、通过银行支付的款项,其发票等原始凭证的台头必须与银行收款单位一致。
    十七、通过现金报销的经济业务,必须严格执行《现金管理条例》,单张发票或收据超过1000元的,须经财务处领导同意方可签字报销。
登录